Nøkkelforskjell – hovedbok vs prøvebalanse
Utarbeidelse av hovedbok og prøvebalanse er to hovedhandlinger i regnskapssyklusen som er nødvendige for utarbeidelse av årsregnskap. Hovedforskjellen mellom hovedbok og prøvebalanse er at hovedbok er et sett med kontoer som inneholder detaljerte transaksjoner utført, mens prøvebalanse er en oppgave som registrerer hovedboksluttsaldoene.
Hva er en hovedbok
Rekontro er hovedkontosettet der alle transaksjoner utført i regnskapsåret blir registrert. Informasjonen i hovedboken er hentet fra journalen, som er en innledende bok for innføring av transaksjoner. Hovedbok inneholder alle debet- og kreditposter for transaksjoner og er atskilt med aktivaklasser. (Eiendeler, gjeld, egenkapital, inntekter og utgifter)
F.eks. Individuelle aktivakontoer som kontanter, kundefordringer, forskuddsbetalinger osv. vil bli registrert under klassifiseringen av aktiva.
For store virksomheter der mange transaksjoner utføres, kan det hende at det ikke er praktisk å legge inn alle transaksjoner i hovedboken på grunn av det høye volumet. I så fall registreres individuelle transaksjoner i ‘subreskontro’ og summene overføres til en konto i hovedboken. Denne kontoen omtales som «Kontrollkontoen», og kontotypene som generelt har et høyt aktivitetsnivå registreres her.
Figure_1: Eksempel på hovedboksaldo
Hva er prøvesaldo?
Prøvesaldo er et oppsummert regneark som inkluderer alle reskontrosaldoer på et bestemt tidspunkt (vanligvis ved regnskapsårets slutt) med den hensikt å kontrollere den matematiske nøyaktigheten til reskontrosaldoene. Alle debetsaldoene vil bli registrert i én kolonne med alle kredittsaldoene i en annen.
Prøvesaldo gir alle sluttsaldoene i ett enkelt dokument på et øyeblikk, derfor er det enkelt å bruke som et referanseverktøy. Den hjelper også med å avsløre en rekke mulige feil i tilfelle en forekomst og hjelper til med å identifisere typen journalposter som skal bokføres for å rette opp de identifiserte feilene.
Hovedformål og bruksområder for en prøvesaldo
Til bruk som et beslutningsverktøy for å sikre den matematiske nøyaktigheten til reskontrosaldoene
Hvis alle transaksjonene for en regnskapsperiode er nøyaktig registrert, skal summen av debetsaldoene i prøvesaldoen være lik summen av kredittsaldoene.
For å oppdage og korrigere feil ved registrering av finansiell informasjon
Enkelte type feil i hovedboken kan identifiseres gjennom prøvebalansen. De er,
- Feil ved delvis utelatelse (Bare debetoppføringen eller kredittoppføringen er bokført i kontoer)
- Feil ved overføring (sluttsaldoen er overført feil)
- Feil ved casting (totalen av en konto er mer eller mindre registrert)
Ved feil, blir beløpet som forårsaker differansen satt til «mellomkontoen» inntil de er rettet. Hvis debetsiden av prøvesaldoen overstiger kredittsiden, krediteres differansen mellomkontoen og hvis kredittsaldoen er større enn debetsaldoen, debiteres forskjellen mellomkontoen. Når feilene er identifisert, rettet og prøvesaldoen er registrert, stenges mellomkontoen siden saldoen ikke lenger eksisterer.
Følgende oppføringer vil imidlertid ikke forårsake avvik i prøvebalansen.
- Prinzipielle feil (Oppføringene er lagt inn på feil kontotype)
- Feil ved fullstendig utelatelse (Oppføringene er fullstendig utelatt fra regnskapet)
- Feil ved provisjon (En oppføring er lagt inn i riktig type konto, men feil konto)
- Feil ved opprinnelig oppføring (Feil beløp er bokført til riktig konto)
- Feil ved kompensasjon (feil oppføringer i to eller flere kontoer kansellerer hverandre)
- Feil ved fullstendig tilbakeføring (Riktig beløp er bokført til riktig konto, men debet og kreditering er reversert)
Hva er forskjellen mellom hovedbok og prøvesaldo?
Generalbok og prøvesaldo |
|
| Hovedbok er et sett med kontoer som registrerer alle transaksjonene. | Prøvesaldo er en oppsummert oppgave som gjenspeiler hovedboksaldoene. |
| Purpose | |
| Formålet er å registrere de endelige oppføringene av transaksjoner. | Hensikten er å kontrollere den matematiske nøyaktigheten til hovedboksbalanser. |
| Kontoklassifisering | |
| Dette gjøres i henhold til kontoklassen | Det er ingen klassifisering av kontoer. |
| Tidsperiode | |
| Dette registrerer transaksjoner i løpet av regnskapsåret. | Dette utarbeides siste dag av regnskapsåret. |
Sammendrag – hovedbok vs prøvebalanse
Selv om regnskapsprosessen tidligere var svært tidkrevende og kostbar, kan den nå utføres med mindre tid og krefter med bruk av automatisert regnskapsprogramvare. Det er viktig å forstå forskjellen mellom hovedbok og prøvebalanse nøyaktig siden begge representerer viktige trinn i utarbeidelsen av årsregnskapet. I tilfelle det er avvik mellom debet- og kreditsaldoene, bør de undersøkes, og korrigerende oppføringer bør bokføres før du fortsetter med utarbeidelsen av regnskapet.
