Nøkkelforskjell – hovedbok vs underreskontro
Registrering av finansiell informasjon er en lang og tidkrevende prosess, og sluttresultatet er utarbeidelse av årsregnskap. En virksomhet gjennomfører mange transaksjoner i løpet av et regnskapsår, og disse skal føres på ulike konti i henhold til tilsvarende regnskapsstandarder. Hovedbok og hovedbok er slike kontoer som registrerer forretningstransaksjoner. Hovedforskjellen mellom hovedbok og hovedbok er at mens hovedbok er settet med hovedkontoer der transaksjoner registreres, er hovedbok et mellomledd sett med kontoer som er knyttet til hovedboken. Forholdet mellom disse to er at flere underreskontro er knyttet til hovedboken.
Hva er en hovedbok?
Dette er hovedkontosettet der alle transaksjoner utført i løpet av regnskapsåret blir registrert. Informasjonen for hovedbok er hentet fra hovedjournalen som er en innledende bok for innføring av transaksjoner. Hovedbok inneholder alle debet- og kreditposter for transaksjoner og er atskilt med kontoklasser. Det er fem hovedtyper klasser eller kontoer som følger.
Assets
Langsiktige og kortsiktige ressurser som gir økonomiske fordeler
F.eks. Eiendom, kontanter og kontantekvivalenter, kundefordringer
Liabilities
Langsiktige og kortsiktige finansielle forpliktelser som bør gjøres opp
F.eks. Nedbetaling av lån, betalbare renter, leverandørgjeld
Equity
Verdipapirer som representerer eierens interesse i selskapet
F.eks. Aksjekapital, overkurs, tilbakeholdt fortjeneste
Inntekt
midler mottatt som et resultat av forretningstransaksjoner
F.eks. Inntekter, investeringsinntekt
Utgifter
Økonomiske kostnader som en bedrift pådrar seg gjennom driften for å tjene inntekt
F.eks. Salgskostnader, markedsføringskostnader, administrasjonskostnader
Figur 1: Hovedbokføring omfatter transaksjoner registrert på forskjellige kontoer
Hva er en hovedbok?
Dette er også referert til som 'subsidiary reskontro', og er et detaljert undersett av kontoer som inneholder transaksjonsinformasjon. For store virksomheter hvor mange transaksjoner utføres, er det kanskje ikke praktisk å legge inn alle transaksjoner i hovedboken på grunn av det høye volumet. I slike tilfeller registreres individuelle transaksjoner i 'subreskontro', og summene overføres til en konto i hovedboken. Denne kontoen omtales som "Kontrollkontoen", og kontotyper som generelt har et høyt aktivitetsnivå registreres her. Underordner kan inkludere kjøp, gjeld, fordringer, produksjonskostnader, lønn og enhver annen kontotype.
F.eks. ABC er et selskap som gjør rundt 75 % av salget på kreditt; som et resultat har den mange kundefordringer. På grunn av det høye volumet er det ikke praktisk å registrere alle individuelle fordringstransaksjoner i hovedboken; ABC vil opprette individuelle kontoer for hver fordring i hovedboken for å registrere transaksjoner og overføre saldoene til alle kontoer til en enkelt konto som samlet representerer de totale fordringene.
Denne strukturen lar selskapet opprettholde regnskapsinformasjon på et sammendragsnivå (i hovedboken) og på et detaljert nivå (i underreskontro). Informasjon på begge nivåer er viktig for å ta ulike beslutninger; derfor bør postene være nøyaktige og fullstendige.
Hva er forskjellen mellom hovedbok og underreskontro?
General Ledger vs Sub Ledger |
|
| Hovedbok er settet med hovedkontoer der transaksjoner registreres. | Subreskontro er et mellomledd sett med kontoer som er knyttet til hovedboken. |
| Nature of the Ledger | |
| En enkelt hovedbok vedlikeholdes av et selskap. | Mange underreskontro er knyttet til hovedboken. |
| volum av transaksjoner | |
| Hovedbok inneholder et begrenset volum av transaksjoner siden det er et oppsummert format. | Subreskontro inneholder store mengder data på grunn av dens detaljerte rapportering. |
Sammendrag – hovedbok vs underordbok
Mens de ble utført manuelt tidligere, bruker mange bedrifter automatiserte regnskapspakker som krever minim alt menneskelig inngripen for å utarbeide finansregnskap for tiden. Dette er tidsbesparende og reduserer muligheten for menneskelige feil. Måten å registrere transaksjoner i begge reskontro er lik, den eneste forskjellen mellom hovedbok og hovedbok er at kontoer med bulktransaksjoner registreres i underreskontro før totalen overføres til hovedboken.
