Nøkkelforskjell – sekretær vs resepsjonist
Sekretær og resepsjonist er to viktige stillinger i enhver organisasjon som det kan understrekes noen forskjeller mellom. Disse to stillingene har ulike roller, funksjoner og plikter å utføre i strid med den populære misforståelsen om at dette er en og samme jobb. Mens en sekretær mer er en personlig assistent eller administrativ assistent, er en resepsjonist den første personen man møter når han går inn i en organisasjon. La oss se forskjellen mellom funksjonene til en sekretær og en resepsjonist.
Hvem er sekretær?
Ifølge Oxford English Dictionary er en sekretær en administrativ tjenestemann i en organisasjon som er ansatt for å skrive bokstaver, føre opptegnelser osv. Funksjonene til en sekretær varierer avhengig av størrelsen på en organisasjon. Mens hun i et lite selskap kanskje må utføre de to oppgavene til en resepsjonist så vel som en sekretær, i store organisasjoner er hun personen som organiserer timeplanen til sjefen hennes, mottar og svarer på alle e-poster, bestiller forsyninger, planlegger avtaler med sjefen, skriver viktige brev og så videre.
En sekretær må ha videregående eller tilsvarende vitnemål og må ha raske skriveferdigheter. Mange bedrifter foretrekker å ansette personer som har et ekstra sertifikat for ferdigheter på sekretærnivå. La oss nå gå videre til en forståelse av rollene til en resepsjonist for å få en klar ide om forskjellen mellom de to.
Hvem er resepsjonist?
En resepsjonist er norm alt pålagt å hilse på folk i resepsjonen og henvise dem til forskjellige avdelinger avhengig av deres behov. Hun er også personen som skal ta seg av de innkommende samtalene og svare på henvendelsene og også lytte til klager. Personer som ønsker å møte en viktig person i organisasjonen, må møte denne personen for å få dato og klokkeslett for møtet.
Når du ringer til et hvilket som helst selskap, er stemmen du vanligvis hører resepsjonistens. En resepsjonist må ivareta alle besøkende og må ha en behagelig personlighet, en hjelpende holdning og en søt stemme for å imponere dem. Hun må ha telefonetikett slik at hun svarer på alle forretningsforespørsler med størst mulig effektivitet og gjør tilfeldige forespørsler om til ekte kunder.
Det er da klart at det er store forskjeller i rollene, ansvaret og funksjonene til en sekretær og en resepsjonist.
Hva er forskjellen mellom sekretær og resepsjonist?
Definisjoner av sekretær og resepsjonist:
Sekretær: En administrativ tjenestemann i en organisasjon som er ansatt for å skrive brev, føre journaler osv.
Resepsjonist: En person som hilser og behandler besøkende på et kontor.
Kjennetegn ved sekretær og resepsjonist:
Plikter:
Sekretær: En sekretær organiserer timeplanen til sjefen sin, mottar og svarer på alle postene, bestiller forsyninger, planlegger avtaler med sjefen, skriver viktige brev osv.
Resepsjonist: En resepsjonist hilser folk i resepsjonen og leder dem til forskjellige avdelinger avhengig av deres behov. Hun må også ivareta de innkommende anropene og svare på forespørslene og også lytte til klager.
Krav:
Sekretær: Et sertifikat for sekretærkunnskaper er nødvendig.
Resepsjonist: En spesifikk ferdighet er ikke nødvendig; individet må imidlertid ha en behagelig personlighet, en hjelpende holdning og en søt stemme. Hun bør også være effektiv i arbeidet sitt.
