Nøkkelforskjell – RFI RFP vs RFQ
RFI, RFP og RFQ er tre typer dokumenter som brukes i prosjektutvelgelseskriterier. Noen prosjekter bruker alle tre dokumentene for å velge leverandører, motta prosjektforslag og tilbud fra dem. RFI, RFP og RFQ er viktige verktøy som kan brukes for å oppnå en vellykket innkjøpsløsning. Den viktigste forskjellen mellom RFI, RFP og RFQ er at RFI (Request For Information) er et dokument som brukes til å samle inn informasjon fra forskjellige leverandører for å bestemme hvilken leverandør selskapet skal hente produkter eller tjenester fra, mens RFP (Request For Proposal) er en dokument der selskapet ber om detaljer om detaljerte og sammenlignbare forslag fra ulike leverandører for et definert produkt eller en tjeneste, og RFQ (Request For Quotation) er et konkurransedyktig tilbudsdokument som brukes til å invitere leverandører til å legge inn et tilbud på prosjekter.
Hva er RFI?
RFI (Request for Information) er et dokument der informasjon fra ulike leverandører samles inn for å bestemme hvilken leverandør selskapet skal hente produkter eller tjenester fra. Denne metoden blir nyttig når det er mange potensielle leverandører å velge mellom. Dette gjør at organisasjonen kan kortliste potensielle leverandører og velge den eller de best egnede leverandørene. Komponenter i en RFI er oppført nedenfor.
- innholdsfortegnelse
- Introduksjon (formål med RFI)
- Omfanget av RFI
- Mal for å fullføre
- Detaljer om de neste trinnene
F.eks. Company K er et advokatfirma som ønsker å bygge to nye kontorer i to byer. Firma K identifiserer fem potensielle leverandører som kan fullføre byggingen av kontorene. Firma K kjenner ikke til grundige detaljer om noen av disse leverandørene, og sender derfor ut en RFI for å få mer informasjon om dem.
Hva er RFP?
RFP (Request for Proposal) er et dokument der selskapet ber om detaljer om omfattende og sammenlignbare forslag fra ulike leverandører for et definert produkt eller en tjeneste. Det er et altomfattende dokument som skal gi all nødvendig informasjon som trengs for å ta en informert kjøpsbeslutning. Bedriften bør bruke tilstrekkelig tid på dette til å liste opp alle spesifikasjonene de ønsker å vite fra leverandørene. RFP vil bli forespurt etter å ha utført en RFI. Følgende kriterier bør inkluderes i en RFP.
- innholdsfortegnelse
- Grunnleggende informasjon om klienten og prosessen
- Prosjektets omfang
- Tenkt tidsramme for prosjektet
- Bedriftskrav
- Budsjett for prosjektet
- Kvalitetsspesifikasjoner
- Innsendingskriterier
- Evalueringsstandarder
Fortsetter fra eksemplet ovenfor, F.eks. mottar selskap K informasjonen fra de fem potensielle leverandørene og bestemmer at tre leverandører oppfyller selskapets krav. K ønsker å vite detaljene i prosjektforslagene fra hver av de tre leverandørene, og sender derfor ut en RFP.
Hva er tilbudsforespørsel?
RFQ (Request for Quotation) er et konkurransedyktig tilbudsdokument som brukes til å invitere leverandører til å legge inn et tilbud på prosjekter. En tilbudsforespørsel bør inneholde en teknisk spesifikasjon sammen med kommersielle krav. RFQ er også referert til som IFB (Invitation for Bid). Vanligvis innledes en tilbudsforespørsel med en tilbudsforespørsel, der de utvalgte leverandørene blir bedt om å gi et mer detaljert pristilbud. Følgende komponenter bør inkluderes i en tilbudsforespørsel.
- Invitasjon til tilbud
- Tilbudsspesifikasjon
- Pristilbud
- Evalueringskriterier
Fortsetter fra eksemplet ovenfor, F.eks. Etter å ha vurdert alle tre prosjektforslagene, foretrekker K forslagene fra to leverandører. Dermed bestemmer K seg for å be om et tilbud fra de respektive leverandørene og sender ut en RFQ.
Figur 01: Mal for en tilbudsforespørsel
Hva er forskjellen mellom RFI RFP og RFQ?
RFI vs RFP vs RFQ |
|
| Refunderbarhet | |
| RFI | RFI er et dokument som brukes til å samle informasjon fra ulike leverandører for et prosjekt. |
| RFP | RFP er et dokument som brukes til å be om detaljerte og sammenlignbare forslag fra ulike leverandører for prosjektet. |
| RFQ | RFQ er et konkurransedyktig buddokument som brukes til å invitere leverandører til å by på prosjektet. |
| Need for Comprehensive Pricing Information | |
| RFI | På RFI-stadiet er behovet for omfattende prisinformasjon svært begrenset siden selskapet ikke vet om leverandørene vil være villige til å by. |
| RFP | RFP Stage krever prisinformasjon som en del av prosjektforslaget. |
| RFQ | I tilbudsstadiet kreves det en svært omfattende prisinformasjon. |
| Level of Supplier Association | |
| RFI | Supplier association er oppmuntret i RFI |
| RFP | Leverandørtilknytning er forespurt i RFP-stadiet via prosjektforslag. |
| RFQ | I RFQ-stadiet er sammenslutningen av leverandører viktig, siden etter dette stadiet bestemmer selskapet hvilken leverandør som skal legge ut prosjektet. |
Sammendrag – RFI vs RFP vs RFQ
Forskjellen mellom RFI RFP og RFQ avhenger av om disse dokumentene brukes til å innhente informasjon fra leverandører (RFI), for å be om et prosjektforslag (RFP) eller for å be om et tilbud (RFQ). Med økningen i internettbruken behandler de fleste bedrifter disse dokumentene fullstendig via internett. Å velge de best egnede leverandørene blant mange er fortsatt viktige kriterier for å oppnå best mulig pris og kvalitet. Slike utvalgskriterier kan imidlertid ta en betydelig tidsperiode.
